 |
      |
Strategické plánovanie –
účinný nástroj riadenia zmien v knižniciach Knižnice od nepamäti poskytujú ľuďom prístup k myšlienkam, informáciám a dokumentom a táto skutočnosť sa nezmení ani v budúcnosti. Čo je však potom príčinou toho, že je knižnica iná ako v minulosti? Neustále sa mení a niet pochybností, že v novom tisícročí budú zmeny pokračovať ešte dynamickejšie. Technický pokrok a nové technológie spolu s ekonomickými tlakmi v spoločnosti spôsobili, že prostredie, v ktorom knižnice fungujú, sa stáva čoraz zložitejším. Následkom toho sú knižnice nútené meniť spôsoby práce a presadiť neľahké rozhodnutia, ako sa vyrovnať so súčasnou meniacou sa situáciou. V tomto čase rýchlych zmien a obmedzených prostriedkov začínajú knihovníci stále viac využívať metódy strategického plánovania, aby si ujasnili, ktorým smerom by sa mali knižnice uberať, a aby rozhodli, ako dosiahnuť svoje zámery a ciele. Strategické plánovanie Existuje mnoho definícií strategického plánovania. Definícia D. G. Birdsalla obsahuje spoločné prvky rôznych definícií: ”Strategické plánovanie je proces, v ktorom si organizácia vymedzí, čo chce dosiahnuť, zmapuje situáciu vo svojom okolí, ktorá môže ovlyvniť dosiahnutie ceľov organizácie (napr. trendy v ekonomike, spoločnosti, politike, technológii), a určí kroky nevyhnutné na to, aby sa maximalizovala pravdepodobnosť úspechu” (1) Viaceré naše knižnice používajú namiesto strategického plánovania krátkodobý, resp. operatívny plán najčastejšie na jeden rok, ktorý nemá dlhodobý záber a neberie na zreteľ budúci alebo dlhodobý plán podobný strategickému tým, že je tiež zameraný na budúcnosť. Dôležitý rozdiel je v tom, že strategické plánovanie je systematický proces so širokým záberom, ktorý obsahuje aj presnú analýzu podmienok, v ktorých sa knižnica nachádza, a identifikáciu trendov a vplyvov, ktoré ju budú ovplyvňovať v nasledujúcich troch až piatich rokov. Strategické plánovanie je dynamickejšie z dôvodu každoročnej kontroly a dodatkov k pôvodnému plánu podľa vývoja situácie a zmien v postavení knižnice a dôkladné pri zmapovaní potrieb a požiadaviek zriaďovateľskej inštitúcie a požiadaviek používateľov knižnice. Účelom strategického plánovania je zodpovedať na nasledujúce otázky: ”Kde sme teraz?” ”Ako dobre to robíme?” ”Aké sú naše predstavy o budúcnosti?” ”Kde by sme chceli byť v budúcnosti a prečo?” ”Ako môžeme dosiahnuť naše strategické ciele?” ”Aké náklady a aký osoh z toho pre nás vyplynie?” ”Prečo by nás mohli naši konkurenti predbehnúť a dosiahnuť naše ciele?” ”Ako môžeme inštitucionálne zmeniť spôsob nášho myslenia a práce v budúcnosti v porovnaní s prítomnosťou?” ”Máme dostatok kapacít a zdrojov, aby sme dosiahli naše ciele?” ”Ako budeme kontrolovať, upravovať a hodnotiť naše plány?” Postupnosť krokov strategického plánovania Neexistuje jeden všeobecne použiteľný model strategického plánovania, ktorý by sa hodil na všetky typy knižníc. Každá knižnica si musí vybrať model, ktorý jej najviac vyhovuje, napr. pokiaľ ide o počet a typ ľudí, ktorí sa budú na pláne podieľať, počet a detaily každého odporúčaného kroku a dĺžku doby na vypracovanie strategického plánu. Čím je knižnica väčšia, tým má širšie poslanie a väčší počet používateľov, a preto bude aj proces vytvárania strategického plánu zložitejší a časovo náročnejší. Ak knižnica používa metódu strategického plánovania k zásadnej reorganizácii, čas nutný na dokončenie procesu bude podstatne dlhší. Základné kroky plánovacieho procesu sú spoločné rôznym modelom: (1) Príprava plánovacieho procesu, (2) Realizácia plánu, (3) Každoročná aktualizácia plánu. Príprava plánovacieho procesu Proces prípravy strategického plánu sa skladá z týchto krokov:
Účelom prvého prípravného kroku je špecifikovať, aké osoby alebo skupiny sa budú na pláne podieľať, v akom rozsahu a v akých úlohách a kedy bude plánovací proces ukončený. Podľa toho, kto vypracuje plán, existujú dva spôsoby jeho prípravy. ”Zhora nadol” - skupina riadiacich pracovníkov, alebo len riaditeľ sám, vypracujú celý plán a potom ho predložia pracovníkom knižnice k realizácii. ”Zdola nahor”- na strategickom pláne sa podieľa čo najviac pracovníkov knižnice. Odporúča sa, aby sa na vypracovaní strategického plánu podieľali aj osoby stojace mimo knižnice, ktorí majú mimoriadny záujem o knižnicu a jej budúcnosť (napr. zástupcovia nadriadenej inštitúcie, knižničná rada, skupina najaktívnejších čitateľov a pod.). Poslanie knižnice Cieľom poslania knižnice by malo byť vymedzenie dôvodu, prečo knižnica existuje a komu slúži. Úlohou knižnice je podporovať poslanie a ciele nadriadenej inštitúcie a jej vlastné ciele a stratégia musia byť založené na tejto inštitúcii. Konečné znenie poslania by malo byť krátke (niekoľko viet) a všeobecné (aby malo platnosť aj do budúcnosti a nebolo nutné ho často meniť). Vízie knižnice Väčšina strategických plánov obsahuje formuláciu vízie knižnice. Vízia obsahuje ideálnu predstavu, takmer nedosiahnuteľný cieľ, ktorý by knižnica chcela dosiahnuť najbližších 5 až 10 rokov. Určuje však zásadný smer vývoja knižnice a zároveň motivuje zamestnancov. Formulácia vízie je väčšinou úlohou vedúceho pracovníka alebo riaditeľa. Analýza vonkajšieho a vnútorného prostredia knižnice Vonkajšie prostredie, resp. makroprostredie, zahŕňa univerzálnejšie, globálnejšie a dlhodobo pôsobiace vplyvy. Takto široko vymedzené vonkajšie prostredie má svoje rozhodujúce časti: ekonomické prostredie, technické a technologické prostredie, sociálno-demografické prostredie, kultúrno-vzdelávacie prostredie, politicko-legislatívne prostredie, etické prostredie. Účelom analýzy vonkajšieho prostredia je získať dôležité informácie pre proces plánovania o tých faktoroch vonkajšieho prostredia, ktoré knižnica nekontroluje, ale ktoré majú na knižnicu vplyv. Údaje o vonkajšom prostredí môžeme získať použitím metódy brainstormingu alebo synektiky s personálom knižnice alebo odborníkmi z danej profesie. Na účely strategického plánovania nepotrebujeme použiť všetky údaje o vonkajšom prostredí, ale iba tie, ktoré sa vzťahujú na hlavné ciele knižnice. Vnútorné prostredie, resp. mikroprostredie, je orientované do vnútra organizácie. Medzi jeho prvky, ktoré rozhodujúcou mierou pôsobia na manažment, patria organizačná štruktúra, organizačná kultúra a kultúra riadenia, ľudské zdroje, kvalita a inovácie. V prostredí knižníc chápeme vnútorné prostredie ako súhrn vzťahov, ktoré bezprostredne ovplyvňujú činnosť knižnice a jej schopnosť plniť svoje poslanie. Analýza vnútorného prostredia knižnice je jednou zo základných funkcií manažmentu každej knižnice. Jej účelom je zachytiť súčasný stav knižnice, v čom vyniká a v čom sú jej slabé miesta. Touto analýzou sa skúmajú také prvky vnútorného prostredia, ako sú napr. knižnica (jej právne postavenie, vzťah k zriaďovateľovi, funkcie, ktoré plní vo svojom prostredí, organizačná štruktúra, kvalita ľudských zdrojov, kvalita a kvantita služieb a pod.), dodávatelia, konkurencia, používatelia, verejnosť. Výskum vonkajšieho a vnútorného prostredia sa v akejkoľvek organizácii realizuje pomocou dvoch analýz, a to: STEP analýzy (vonkajšie sily) a SWOT analýzy (vnútorné sily). STEP analýza (S sociálne faktory, T technologické faktory, E ekonomické faktory, P politické faktory) Prostredníctvom STEP analýzy skúmame faktory vonkajšieho prostredia, ktoré pôsobia mimo organizácie a ovplyvňujú jej činnosť málo kontrolovateľným spôsobom. Výsledky STEP analýzy predstavujú pre organizáciu príležitosti a riziká. SWOT analýza (S – strenght/silné stránky, W – weakness/slabé stránky, O – opportunity/ príležitosti, T – threat/riziká). S – W analýza predstavuje rozbor vnútorných faktorov organizácie, O – T analýza sa zameriava na vonkajšie prostredie. Analýza SWOT pomáha zamerať pozornosť na kľúčové oblasti vo vnútri organizácie. Mala by sa aktívne používať pri budovaní silných stránok organizácie, odstraňovaní jej slabých stránok alebo ich akceptovaní (pokiaľ ich nie je možné odstrániť), využívaní príležitostí a vyrovnaní sa s rizikami vonkajšieho prostredia. SWOT analýza je základným dokumentom a východiskom pre tvorbu stratégie knižnice. Ak majú byť strategické oblasti obsiahnuté v strategickom pláne knižnice efektívne, mali by byť postavené na silných stránkach, využiť prednosti príležitostí, a na druhej strane minimalizovať alebo pokúsiť sa odstrániť slabé stránky a riziká. Strategické oblasti knižnice Formulácia strategických oblastí je najdôležitejšia časť strategického plánovania. Spôsob priameho prístupu pri tvorbe strategického plánu začína formuláciou strategických oblastí činnosti knižnice na základe vízie, poslania knižnice, externých a interných podmienok knižnice. Potom nasleduje vymedzenie špecifických krokov alebo akcií na jeden alebo dva roky – ”plán činností” alebo ”akčný plán”. Jeho dôležitým prvkom je vymedzenie osobnej zodpovednosti za realizáciu jednotlivých úloh a stanovenie termínu ich splnenia. Hlavné ciele sú široko a všeobecne formulované zámery, ktoré chce knižnica dosiahnuť v priebehu nasledujúcich piatich rokov. Zameriavajú sa na najdôležitejšie oblasti činnosti knižnice. Každý hlavný cieľ je nutné ďalej rozčleniť na niekoľko vedľajších cieľov. Sú konkrétnejšie, čo do rozsahu užšie, krátkodobé, a čo je veľmi dôležité, sú zmerateľné, aby bolo jednoznačne jasné, kedy bol vedľajší cieľ splnený. Vedľajšie ciele sa môžu ďalej členiť na špecifické stratégie, t. j. práce smerujúce k dosiahnutiu vedľajšieho cieľa. Stratégia odpovedá na otázku, ako sa tento cieľ dosiahne. Príprava a distribúcia konečného dokumentu Rozsah strán záverečného dokumentu môže byť až do 50 alebo aj viac. Hlavnú zodpovednosť za jeho obsah nesie riaditeľ knižnice. Strategický plán musí byť zverejnený najmä medzi zamestnancami knižnice. Distribúcia dokumentu mimo knižnice by mala zahŕňať aj členov poradného orgánu knižnice. Avšak najdôležitejším adresátom je vedenie organizácie, ktorej knižnica slúži, alebo zriaďovateľ knižnice. Realizácia strategického plánu Aby mal strategický plán čo najväčší účinok, je nevyhnutná priebežná kontrola realizácie konkrétnych činností, stratégií a čiastkových úloh. Pri kontrole realizácie plánu je rozhodujúci detailný ”plán činnosti”. Formálnu kontrolu realizácie plánu je možné robiť pomocou ročného hodnotenia (každých 12 mesiacov) a dodatkov k pôvodnému plánu. Výhody strategického plánovania Strategické plánovanie obracia pozornosť na kritické oblasti a pomáha riešiť naliehavé problémy. Uľahčuje rozhodnutie o prioritách, rozdeľovaní finančných prostriedkov a využití zamestnancov. Zlepšuje imidž knižnice a zvyšuje pochopenie nadriadenej inštitúcie pre potreby knižnice. Zlepšuje informovanosť zamestnancov o problémoch, ktoré knižnica musí riešiť, čo vedie k väčšiemu pochopeniu zložitej situácie v knižnici. Strategický plán musí byť založený na realite súčasných ekonomických podmienok a na odhade tých budúcich. Získanie prostriedkov na realizáciu strategického plánu je teda základom jeho úspechu. Ak nie sú k dispozícii nutné prostriedky (na ľudí, technické prostriedky, priestory, informačné zdroje) a knižnica nevie, ako ich získať, nemôže byť strategický plán úspešný. Použitá literatúra
|
|
|
